Робота 2025. Чи обовʼязково при працевлаштуванні мати паперову трудову книжку та як її відновити

Працівники не зобовʼязані при прийнятті на роботу подавати трудову книжку. Замість неї може надати новому роботодавцю відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Усе, що стосується трудової книжки під час дії воєнного стану, — розповів Юридичний порадник для ВПО.

Чи обовʼязково при працевлаштуванні мати паперову трудову книжку

З 2021 року трудові книжки перестали бути обов’язковими. На сьогодні облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб.

Отже, у працівників немає обовʼязку при прийнятті на роботу подавати трудову книжку. Замість неї людина може надати новому роботодавцю відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Отримати відомості можна через:

▪ портал Дія;

▪ кабінет Пенсійного фонду.

Як отримати дублікат паперової трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку, зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи.

Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки роботодавець видає працівнику іншу трудову книжку з написом Дублікат в правому верхньому кутку першої сторінки.

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ Відомості про роботу у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Чи можуть видати дублікат трудової книжки за новим місцем роботи

Так, відповідно до п. 5.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (далі - Інструкція) можуть, якщо відсутній доступ до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації або проведення АТО на території, де працював працівник.

У такому випадку дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при СБУ про проведення АТО на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.

Відновлення трудової книжки під час дії воєнного стану

Інструкція не містить окремих положень щодо відновлення трудових книжок, втрачених в зоні бойових дій під час воєнного стану.

Відтак, якщо зібрати документи, необхідні для відновлення трудової книжки (видачі дублікату), через бойові дії неможливо, то під час працевлаштування рекомендується керуватись положеннями п. 5.6 Інструкції за аналогією — звертатися за видачею дублікату трудової книжки за новим місцем роботи.

Нагадаємо, у період дії воєнного стану роботодавці можуть пересилати трудові книжки працівникам, які перебувають за кордоном, при отриманні попередньої заяви.