Як апостилювати документи, перебуваючи за кордоном

Апостиль – це офіційне підтвердження справжності підпису на документі, якості, в якій виступала особа, що підписала його, та автентичності відбитку печатки або штампу на ньому. Він необхідний для використання офіційних документів за кордоном без додаткової легалізації.

Міністерство юстиції України відповідно до наданих йому повноважень здійснює проставлення апостиля на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України (постанова Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів»).

Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2015 № 2268/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11.11.2015 за № 1419/27864 (далі – Порядок).

Проставлення апостиля здійснюється за зверненням заявника до територіального органу Міністерства юстиції України (відділу державної реєстрації актів цивільного стану) або нотаріуса (крім випадку витребування (отримання) документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та проставлення на такому документі апостиля).

Згідно з Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.11.2015 № 890, заяву про проставлення апостиля може подати будь-яка особа за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу громадянина України, національного паспорта іноземця або документа, що посвідчує особу іноземця.

До заяви про проставлення апостиля додається оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль, документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від оплати, чи його засвідчена в установленому порядку копія.

Документом, що підтверджує внесення плати, є квитанція, видана банком, платіжне доручення з відміткою банку, квитанція з платіжного термінала, квитанція (чек) поштового відділення зв’язку.

У разі перебування заявника за кордоном проставлення апостиля може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України або територіального органу Міністерства юстиції України. Відповідне звернення, яке надійшло до Міністерства юстиції України, надсилається територіальному органу для подальшого його прийняття відповідно до Порядку.

Крім того, з питання направлення документів про державну реєстрацію актів цивільного стану для проставлення апостиля можна звернутися, зокрема, до дипломатичного представництва або консульської установи України за кордоном.

Апостилювання архівного документа

Проставлення апостиля на архівному документі, якщо заявник перебуває за кордоном, також може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв’язком до Державної архівної служби України.

У такому випадку посадова особа Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її у вказаному Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.

Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі Державної архівної служби України документ, що посвідчує його особу та подає оригінал документа, на якому проставляється апостиль, а також документ про оплату послуги з проставлення апостиля, чи засвідчену в установленому порядку копію документа, що підтверджує право на звільнення від оплати послуг з проставлення апостиля.

Апостилювання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр)

Умови, підстави та процедуру надання відомостей з Єдиного державного реєстру визначено Порядком надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 05.05.2023 № 1692/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 08.05.2023 за № 750/39806.

Надавач відомостей з Єдиного державного реєстру – державний реєстратор юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, адміністратор центру надання адміністративних послуг або помічник нотаріуса, а у випадку надання виписки з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля – посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України.

Перелік територіальних відділів державної реєстрації громадських формувань, уповноважених на видачу виписок з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля, розміщено на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України у рубриці «Департамент державної реєстрації» за посиланням: https://cutt.ly/Brelkpl0.

Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля та документи, що містяться в реєстраційній справі, надаються тільки у паперовій формі.

При поданні запиту на отримання виписки з Єдиного державного реєстру заявник одночасно подає документ про оплату послуги з проставлення апостиля. Якщо заявник звільнений від сплати послуг з проставлення апостиля, він пред’являє уповноваженій особі суб’єкта державної реєстрації документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною особою виготовляється копія та долучається до поданого запиту.

За результатом розгляду запиту щодо надання виписки з Єдиного державного реєстру посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру формує виписку з цього реєстру.

Виписка з Єдиного державного реєстру, копія запиту щодо надання такої виписки та документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від такої сплати, державним реєстратором територіального органу Міністерства юстиції України передаються уповноваженій посадовій особі відділу державної реєстрації актів цивільного стану відповідного територіального органу для проставлення на такій виписці апостиля та надання її заявникові відповідно до Порядку.

Документи з проставленим апостилем видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві про проставлення апостиля, що передані державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

Якщо звернення заявника надіслано поштовим зв’язком, документи з проставленим апостилем надсилаються в порядку, визначеному законодавством.

Плата за надання послуги з проставлення апостиля

Наказом Міністерства юстиції України від 18.12.2003 № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 19.12.2003 за № 1197/8518, встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Громадяни, які на цей час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, можуть здійснювати оплату послуги з проставлення апостиля в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Державний експортно-імпортний банк України». Оплата здійснюється на рахунок Державної казначейської служби України, відкритий у АТ «Державний експортно-імпортний банк України». Ознайомитися з актуальною інформацією щодо банківських реквізитів та переліку банків-кореспондентів можливо на офіційному вебсайті Державної казначейської служби України за посиланням: www.treasury.gov.ua.

Звертаємо увагу, що в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) має бути вказано код класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля».

Крім того, інформуємо, що за надання відомостей з Єдиного державного реєстру справляється плата у розмірі, встановленому Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» (далі – Закон).

Так, частиною четвертою статті 36 Закону визначено, що за надання виписки з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля справляється плата у розмірі 0,05 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (150 грн).

Довідково. 10.01.2002 Верховна Рада України прийняла Закон України «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» № 2933-III. Конвенція набула чинності для України 22.12.2003.

Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

Перелік держав-учасниць Гаазької конвенції щодо засвідчення документів апостилем міститься на сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права.