Дублікат нотаріального документа: коли і як можна отримати

У разі втрати чи пошкодження нотаріального документа особа має право на отримання його дубліката згідно з чинним законодавством. Серед документів, на які можна отримати дублікат — договори купівлі-продажу, міни, дарування, іпотеки, заповіти, довіреності, свідоцтва. Він матиме таку ж юридичну силу, як і його оригінал.

Підстави видачі дублікатів

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору – в тому числі за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором.

Будуть видаватися за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У такому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтво виконавця заповіту).

Дублікат заповіту може бути виданий зазначеним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подання ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, зазначених у заповіті, дублікат може бути виданий їхнім спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача і свідоцтва про смерть померлого спадкоємця.

Звертаємо увагу: до заяви про видачу дубліката заповіту або іншого документа спадкоємцям, особам, за дорученням яких чи щодо яких вчинялася нотаріальна дія, або виконавцю заповіту нотаріус додає засвідчену ним копію свідоцтва про смерть. Також долучаються засвідчені копії документів, що підтверджують родинні зв'язки або повноваження виконавця заповіту. Не можна отримати дублікат секретного заповіту, а також аграрної прописки.

Місце видачі нового документа

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання. У разі припинення діяльності приватної нотаріальної діяльності, ліквідації державної нотаріальної контори та передачі документів нотаріального діловодства та архіву до державного нотаріального архіву дублікат видається нотаріусом державного нотаріального архіву.

Цей орган також видає дублікати заповітів:

- Ті, що надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону «Про нотаріат»;

- посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати.

У сільських населених пунктах уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування видають дублікати посвідчених ними документів.

Які документи потрібні для отримання дубліката?

- документ, що посвідчує особу (паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»);

- довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків;

- для представника заявника — нотаріально посвідчену довіреність (із чітким зазначенням, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату з питань отримання дублікатів документів);

- для представника юридичної особи — установчі документи юридичної особи на підтвердження її правоздатності та дієздатності, а також документи, які підтверджують повноваження представника.

Відповідно до статті 34 Закону тексти дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.

Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України № 296/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України за № 282/20595, встановлено, що дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.

На новому документі ставиться відмітка про юридичну силу, вчиняється посвідчувальний підпис. Нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву чи приватного нотаріуса.

Зверніть увагу, що дублікати втрачених заповітів та довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації у Спадковому реєстрі, Єдиному реєстрі довіреностей. Після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу.