Оцифрування трудової книжки: навіщо це робити

Існує певний термін, до якого потрібно оцифрувати документ.

Громадяни в Україні вже декілька років користуються електронними трудовими книжками. Такий формат обліку ввели з 10 червня 2021 року, коли набрав чинності закон №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». У Головному управлінні Пенсійного фонду України (ПФУ) в Донецькій області розповіли, для чого це потрібно робити та в який термін.

Навіщо оцифровувати трудову книжку

У ПФУ пояснили, що електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг.

Оцифровувати трудову книжку необхідно, щоб:

• онлайн перевірити свій страховий стаж;
• дані зберігалися у ПФУ — це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів;
• у майбутньому — автоматичний вихід на пенсію без звернення до ПФУ.

Як зараховується стаж при оцифруванні трудової книжки

У Фонді зазначили, що вебпорталі ПФУ страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року. Це пов’язано з ухваленням законом «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж був трудовим. Трудовий стаж, отриманий до 2004 року, повністю зараховується у загальний страховий стаж працівника.

«Якщо ваша трудова діяльність почалася до 2004 року, ви можете самостійно додати відповідну інформацію, надіславши сканкопії документів», – йдеться у повідомленні.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

• сканкопія має бути кольорова;
• необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
• сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Коли закінчується термін оцифрування трудових книжок

У ПФУ підкреслили, що до 10 червня 2026 року всі трудові книжки мають бути оцифровані (згідно з законом від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).

«Оцифрувати трудову книжку може сам працівник або роботодавець», – резюмували у Фонді.