Пенсійний фонд пропонує легалізувати представництво у поданні відомостей про трудовий стаж: оприлюднено проєкт змін

Пенсійний фонд підготував проєкт постанови “Про внесення змін до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі”.

Проєктом акта пропонується викласти в новій редакції пункти 3 та 4 вищезазначеного Порядку (від 12 березня 2021 року № 11-1 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16 червня 2021 року за № 802/36424).

Головна мета - розширити коло тих, хто може подавати відомості про трудову діяльність працівників.

До наведеного (в п.3 та п.4 Порядку)  переліку пропонують додати представника працівника. Це доволі актуально, зокрема для тих, хто виїхав за кордон і самостійно не може оцифрувати усі необхідні трудові документи.

Наразі це може робити страхувальник за працівника або сам працівник (застрахована особа).

Як і раніше, відомості про трудову діяльність працівника до ПФУ подають одним із таких способів через портал ПФУ - працівником, страхувальником або представником страхувальника (тут без змін).

Зміни будуть в особистому поданні. Це зможе зробити сам працівник або представник працівника при пред’явленні документів, що посвідчують особу та його повноваження діяти від імені працівника, а також засвідчених копій документів, що дасть змогу територіальним органам ПФУ ідентифікувати працівника.

Йдеться саме про особистий візит представника працівника до  ПФУ для подання потрібних документів. Оцифровувати онлайн через портал ПФУ зможе сам працівник, особисто авторизувавшись. Представник такої можливості не отримає. І це зрозуміло, оскільки кожна передача права доступу до персональних даних — це потенційний судовий кейс.

А самі документи про трудову діяльність працівник або його представник подає до тероргану ПФУ оригінали трудової книжки працівника та інших документів про стаж, визначених Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 № 637.

Також уточнять, що страхувальник або його представник (або сам про себе ФОП) через портал ПФУ повинен буде подавати відсутні відомості про застраховану особу щодо належності або неналежності до професійних спілок та/або до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам.

Запропоновані зміни - це пряма відповідь на виклики війни та масової міграції. Станом на 2026 рік, питання верифікації стажу для тих, хто не має доступу до КЕП (кваліфікованого електронного підпису) або фізичного відділення ПФУ, стало критичним.

Система e-Estonia та польська ZUS давно інтегрували інститути довірених осіб у цифрові кабінети. В Німеччині право на консультування та подання документів через представника (Rentenberater) є окремим ліцензованим видом діяльності.

США: Social Security Administration дозволяє призначеним представникам (Appointed Representatives) вести справи, проте процес авторизації потребує жорсткої багатофакторної ідентифікації.

Україна йде шляхом лібералізації, намагаючись зберегти баланс між зручністю та безпекою українського законодавства.