Працюючі пенсіонери мають оцифрувати свої трудові книжки, але не всі

Якщо всі відомості про трудовий стаж пенсіонера вже враховані під час призначення або перерахунку пенсії, то працюючому пенсіонеру не потрібно оцифровувати трудову книжку

У Федерації профспілок України пояснили, чи потрібно працюючому пенсіонеру сканувати трудову книжку і подавати її до ПФУ. Зазначається, що цьому випадку оцифровувати трудові книжки не потрібно, оскільки працюючим пенсіонерам всі дані про їхній стаж роботи до моменту призначення пенсії чи проведення перерахунку пенсії як працюючому пенсіонеру (провадиться через кожні два роки роботи) вже враховано при призначенні пенсії.

При цьому і пенсіонери, і особи, які ще пенсію не отримують, можуть у будь-який час перевірити чи оцифрована їхня трудова книжка і чи всі періоди трудової діяльності враховано, в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Щоб зайти до кабінету можна авторизуватися, зокрема:

• за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ тощо;
• через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
• за допомогою Дія.Підпис.

На порталі електронних послуг Пенсійного фонду України страховий стаж обчислюється з 1 січня 2004 року, на підставі сплачених страхових внесків. Метою оцифрування трудових книжок є внесення даних про роботу особи до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування до 2003 року включно, які у подальшому використовуватимуться при призначенні пенсії.

При цьому не всі періоди роботи (діяльності), які зараховуються при призначення пенсії, вносяться до трудової книжки, або з якихось причин можуть бути до неї не внесені. Тому, крім трудової книжки, до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України можуть бути долучені, у разі наявності:

• документи про здобуття освіти (до 2003 р. включно);
• свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• військовий квиток;
• інші документи, що підтверджують періоди роботи (у разі втрати трудової книжки, невнесення до неї даних про роботу, наявності періодів роботи, які з певних причин не зараховані до страхового стажу): довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Зазначені оцифровані документи можна подати як одночасно із оцифрованою трудовою книжкою, так і в будь-який момент до звернення за призначенням пенсії.

Як відбувається оцифрування

Сканкопію трудової книжки для оцифрування до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг Фонду може подати як сам працівник, так і його страхувальник, зазначають у ПФУ. Для цього треба мати відскановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.

Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:

• повинні бути кольоровими та чіткими;
• відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Де працівник може дізнатись, чи оцифровано його трудову книжку

Після оцифрування відомості про трудову діяльність працівника відображаються в його особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Інформація про трудову діяльність зберігається в розділі «Електронна трудова книжка» (на головній сторінці на панелі ліворуч). Для ознайомлення із записами трудової книжки в цьому розділі потрібно обрати вкладку «Дані ЕТК». У закладці «Записи трудової книжки (За СПОВ)» відображається інформація про трудові відносини найманого працівника, яка сформована автоматично за даними звітів роботодавців (найраніше за період з 01.01.1998).

У закладці «Відцифрована ЕТК» розміщено дані за результатами оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданої сканованої трудової книжки. У закладці «Скан-копії трудової книжки» розміщені сканкопії паперової трудової книжки (надані застрахованою особою чи страхувальником).

Водночас на головній сторінці в особистому кабінеті людини зазначено підсумкові дані про набутий страховий стаж, який розраховано автоматично відповідно до вимог Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» (реквізит «Загальний страховий стаж» — закладка «Страхові дані, наявні в РЗО»). Крім того, у розділі «Мої звернення» у пункті «Повідомлення» можна переглянути статус звернення. Якщо під час опрацювання сканкопій було виявлено невідповідності в оформленні трудової книжки, змісті записів, то зазначається відповідний коментар спеціаліста, який опрацював документи.

У ПФУ наголошують, що в електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо івшв трудова діяльність почалася раніше, ви можете додати інформацію про це особисто, надіславши скановані копії документів. На вебпорталі ПФУ страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року, що пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» № 1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж вважався трудовим. Зарахування стажу до 01.01.2004 здійснюється на підставі записів у трудовій книжці та інших документів.