Як перевірити трудову книжку перед оцифруванням?

Триває перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі.

До 10 червня 2026 року працівники та роботодавці мають подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг (https://portal.pfu.gov.ua/).

Перед скануванням необхідно перевірити трудову книжку на правильність записів та їх відповідність вимогам законодавства.

На що звертати увагу?

І. ОСОБИСТІ ДАНІ

- Прізвище, ім'я, по батькові (ПІБ) – повинні бути вказані повністю, без скорочень або ініціалів.

- Дата народження має відповідати даним паспорта.

- Зміна ПІБ – колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове; на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження/шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

ІІ. ПІДПИСИ ТА ПЕЧАТКИ

- Підпис власника книжки.

- Підпис відповідальної особи на підприємстві.

- Печатка підприємства або відділу кадрів.

ІІІ. «ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ»

Дати прийняття/звільнення, назва підприємства, посада, а також номери та дати наказів повинні бути чітко вказані.

Якщо підприємство змінювало назву, це має бути зазначено окремим записом.

Усі записи про звільнення чи переведення мають відповідати законодавству і засвідчуватися печатками.

ІV. ХТО ВИПРАВЛЯЄ ПОМИЛКИ?

Неправильні записи може виправити ваш роботодавець.

Якщо підприємство ліквідоване, запис робить правонаступник.

Факт належності трудової книжки може бути встановлений через суд.

Важливо Перед скануванням трудової книжки необхідно звернути увагу, щоб усі записи в ній були виконані охайно, без закреслення чи виправлення.

V. CКАНУВАННЯ ТРУДОВОЇ

Якщо не виявлено жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можна сканувати документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua/