Е-трудова книжка — що треба зробити, щоб зберегти стаж та пенсію

В Україні з моменту запровадження електронних версій трудових книжок працівникам і роботодавцям дали п’ять років на їх оцифрування. Якщо громадяни проігнорують відповідну вимогу, то є загроза втратити набутий страховий стаж та майбутні пенсійні виплати. 

Це передбачено законом №1217, який вніс зміни до Кодексу законів про працю України (КЗпП) щодо запровадження е-трудових книжок.

Необхідність оцифрування трудових книжок

Згідно із законом, з 10 червня 2021 року в країні офіційно почали діяти електронні версії трудових книжок. З цього моменту громадянам дали п’ять років для їх оцифрування, тобто до 10 червня 2026 року.

Інформацію про трудову діяльність можуть вносити як працівники, так і роботодавці. Для цього потрібно відсканувати кольорові копії сторінок книжки у хронологічному порядку та документів, куди внесені записи з трудової чи інших документів, що підтверджують страховий стаж.

Нині трудова книжка є основним документом, де зберігається стаж до 2004 року, відколи ПФУ почав вести електронний облік.

Сама перевірка на відповідальність та правильність оцифрованих даних лежить на працівниках, адже якщо паперова книжка загубиться чи пошкодиться, без її електронної версії підтвердити страховий стаж буде значно важче. Такий розвиток подій загрожуватиме скороченням терміну стажу, затримкою у праві на оформлення пенсії чи втратою певної суми виплат. 

Громадяни ризикують втратити страховий стаж, якщо працювали до 2004 року. Саме цей період у паперовій необхідно вказати в е-реєстрі, інакше його можуть не зарахувати. Ті українці, які працювали неофіційно, мали помилки у записах або не вносили страхові внески після 2004 року, також можуть мати проблеми зі стажем. У разі втрати чи псування трудової книжки підтвердження стажу можливе іншими документами. Йдеться про:

• відомості про зарплату;
• довідки/виписки з наказів;
• дані персоніфікованого обліку;
• письмові трудові договори.

Як перевірити дані про стаж

Навіть якщо роботодавець вніс дані у кабінеті страхувальника, громадяни все одно мусять перевірити коректність відображеної інформації у системі. Зробити це можна за оприлюдненою Пенсійним фондом інструкцією. Для цього потрібно:

• створити особистий кабінет на порталі е-послуг ПФУ або у застосунку "Пенсійний фонд";
• перейти у розділ "Електронна трудова книжка";
• обрати пункт "Оцифрована ЕТК";
• ознайомитися з інформацією;
• якщо було подане звернення, то у розділі "Мої звернення" можна побачити його статус. 

Кожен рік страхового стажу важливий, а його нестача через відсутність Е-трудової книжки може загрожувати втратою частини пенсії. У 2026 році вимоги будуть такі:

• щонайменше 33 роки — у 60 років;
• від 23 років — у 63 роки;
• щонайменше 15 років — у 65 років.