Перехід на цифру: що таке Електронна трудова книжка

Важлива зміна, що поклала початок переведенню трудових книжок в електронний формат, запрацювала ще у 2021 році. З 10 червня 2021 року в Україні офіційно почали діяти електронні трудові книжки, які є цифровими аналогами паперових записів.

Оцифрування даних: коли процес завершиться

Процес оцифрування паперових трудових книжок є поступовим і триватиме до 2026 року. В цей період дані, що містяться у паперових документах, вносять до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового соціального страхування.

Після того, як дані будуть повністю перенесені та електронна трудова книжка стане остаточною, паперову версію можна буде залишити собі на зберігання або, за бажанням, вести паралельно. Таким чином, паперовий документ не втрачає своєї цінності, але перестає бути первинним джерелом інформації для держави.

Як перевірити свій стаж та знайти невідповідності

Найважливіша функція ЕТК — це можливість самостійно перевірити, чи всі ваші періоди роботи були правильно зафіксовані. Наприклад, ви працювали на різних місцях, і у паперовій книжці могли виникнути розриви або прогалини. На порталі Пенсійного фонду ви можете одразу побачити, які періоди були зафіксовані як страховий стаж, а які – відсутні.

Послідовність дій для перевірки:

• 1

  Реєстрація: Зареєструйтеся в електронному кабінеті Пенсійного фонду. Зробити це можна зручним способом — через додаток "Дія" або за допомогою електронного ключа (кваліфікованого електронного підпису).

• 2

  Перегляд даних: Перегляньте свій повний стаж. Система покаже, за якими періодами нараховувалися внески, який ваш страховий стаж на сьогодні, та яка орієнтовна пенсія може бути нарахована.

• 3

  Виявлення невідповідностей: Знайдіть розбіжності між записами у паперовій книжці та даними в електронному кабінеті. Наприклад, якщо ви бачите, що записи про стаж за 2015-й та 2016-й роки відсутні.

Що робити, якщо стаж не враховано

Якщо ви виявили, що якісь періоди роботи відсутні у реєстрі, потрібно скористатися перехідним періодом, щоб їх підтвердити. Це дозволить внести їх у реєстр, і вони підуть у зарахування при нарахуванні пенсії .

Для виправлення та доповнення записів необхідно:

• 1

  Зібрати документи: Підготуйте усі необхідні підтверджуючі документи за відсутні періоди. До них можуть належати трудові договори, довідки з місця роботи та платіжні документи, що підтверджують сплату внесків.

• 2

  Звернутися до ПФУ: Зібраний пакет документів потрібно подати до Пенсійного фонду.

Таким чином, якщо стаж у вас був, але виявився невідповідним паперовій книжці або відсутнім в електронному кабінеті, у вас є час зібрати докази та подати їх для коригування записів.

Корисна порада та додаткові нюанси

Головний акцент полягає в тому, що стаж, за який сплачувалися внески, залишається вашим. Переведення в електронний формат лише полегшує його перевірку та коригування. Якщо ж стажу немає через неофіційну зайнятість, це вже інша ситуація, не пов'язана із цифровізацією трудових книжок.

Також існують окремі, складніші процедури, пов’язані з пенсійними питаннями, які вимагають ретельної підготовки документації. Це може бути, наприклад, оформлення переходу на пенсію померлого чоловіка, якщо ви були на його утриманні. У таких випадках, через складність процедури, фахівці не радять займатися підготовкою документації самостійно.

Заключна рекомендація: Якщо ви маєте стаж і прагнете, щоб він був точно відображений у цифровому реєстрі, найкраще зараз перевірити записи та, за необхідності, якнайшвидше їх доповнити.

Ця ініціатива мала на меті спростити облік трудового стажу, значно зменшити обсяги паперової документації, а також усунути ризики, пов'язані з фізичною втратою чи псуванням оригінальних документів.

Для простої людини ця реформа має дві основні практичні переваги. По-перше, ви отримуєте можливість у будь-який момент часу переглянути свій повний страховий стаж. Варто зазначити, що те, що раніше називалося «трудовий стаж», тепер офіційно іменується «страховий стаж» — це періоди, за які роботодавці сплачували внески до Пенсійного фонду. По-друге, переведення даних у реєстр у перспективі дозволить автоматично оформлювати пенсію, виключаючи необхідність особистого звернення до пенсійного відділу.